入社式の準備を任されたものの、通常業務と並行して進めるのは正直つらい。そんな状況から「外注したほうがいいのでは」と考える大阪の企業担当者は少なくありません。一方で、外注した結果、思っていたものと違った、社内の負担が減らなかったという声があるのも事実です。本記事では、大阪企業の実例を交えながら、入社式を外注する際の進め方と注意点を分かりやすく解説します。
1. 大阪企業で入社式の外注を検討するケースが増えている背景
近年、大阪の企業でも入社式に求められる役割は変化しています。単なる式典ではなく、新入社員が会社に馴染むための大切な最初の場として位置づけられるようになりました。その分、準備する内容も増え、人事や総務担当者の負担は年々大きくなっています。
ある大阪の中小企業では、入社式の準備が繁忙期と重なり、担当者が深夜まで資料作成に追われていました。「このやり方を毎年続けるのは限界だ」と感じたことが、外注を検討するきっかけになったといいます。こうした背景から、入社式を外部に相談する企業が増えています。
入社式だけに問わず、社内イベントの特性上、本番間近に業務が重なったり忙しくなることはよくあります。
毎年開催される企画だからこそ、なるべく型化できる部分は整理し生産性の高いイベント運営をしていきましょう！
2. そもそも入社式は外注すべきなのか 内製との違い
入社式は必ずしも外注しなければならないものではありません。入社人数が少なく、シンプルな内容で十分な場合は、内製でも問題なく実施できます。実際、社内で準備することで「会社らしさ」が自然に出るケースもあります。
一方で、外注を検討したほうがよいのは、入社人数が多い場合や、担当者の経験が浅い場合です。大阪のある企業では、内製で進めた結果、進行がうまく回らず、新入社員を長時間待たせてしまったことがありました。その経験から、翌年は外部に相談し、全体設計だけをサポートしてもらう形に切り替えたそうです。
重要なのは、外注ありきで考えないことです。自社の状況に合わせて、内製と外注のバランスを考える必要があります。
3. 大阪企業が入社式を外注する主な理由
大阪企業が入社式の外注を検討する理由として多いのが、準備時間とリソースの問題です。人事や総務の担当者は、入社式以外にも対応すべき業務が多く、どうしても余裕がなくなりがちです。
また、入社式に慣れていない担当者ほど、「これで本当に大丈夫だろうか」という不安を抱えやすくなります。大阪のある企業では、初めて入社式を担当した社員が、進行や段取りに自信が持てず、常に不安を感じていたそうです。外部に相談したことで、判断の軸が整理され、精神的な負担が大きく減ったといいます。
| 外注することで得られるメリット | 担当者側に起きる変化 | 社内・新入社員への影響 |
|---|---|---|
| 判断軸が整理される | 何を基準に決めればよいかが明確になる | 入社式全体に一貫性が生まれる |
| 準備の不安が軽減される | 「これで大丈夫か」という迷いが減る | 当日の進行が安定し、安心感のある式になる |
| 担当者の精神的負担が減る | 常に一人で抱え込まなくてよくなる | 担当者の余裕が場の空気にも表れる |
| 全体像を俯瞰して見られる | 細部に追われず全体を把握できる | 入社式の流れが分かりやすくなる |
| 失敗を未然に防ぎやすい | 過去事例を踏まえた判断ができる | 新入社員に違和感を与えにくい |
| 準備時間を本来の業務に使える | 他業務との両立がしやすくなる | 人事・総務の疲弊を防げる |
| 社内調整がスムーズになる | 説明や合意形成の材料が増える | 関係者の納得感が高まる |
| 必要以上に盛らなくなる | 演出過多を避けられる | 会社らしい落ち着いた式になる |
| 客観的な視点が入る | 社内の当たり前を見直せる | 新入社員目線に近づける |
| 振り返りが次につながる | 次年度への改善点が整理される | 入社式の質が年々高まる |
4. 入社式を外注する場合の基本的な進め方
外注を検討する際に大切なのは、いきなり細かい内容を決めようとしないことです。まずは「なぜ外注したいのか」「何に困っているのか」を整理することから始めます。
大阪の成功例として、最初の打ち合わせで「新入社員に安心感を持ってほしい」という一点だけを共有した企業があります。その結果、必要以上に演出を盛ることなく、落ち着いた雰囲気の入社式を実現できました。進め方としては、最初に方向性を共有し、その後に具体的な内容を詰めていく流れが無理のない形です。
5. 外注前に必ず整理しておくべき判断ポイント
外注を成功させるためには、社内で最低限の判断ポイントを整理しておく必要があります。例えば、入社式で一番伝えたいメッセージは何か、新入社員にどんな気持ちで帰ってほしいのか、といった点です。
失敗例としてよくあるのが、これらを整理しないまま外注してしまうケースです。大阪のある企業では、外注先に任せきりにした結果、会社の雰囲気と合わない内容になってしまいました。後から修正を重ねることになり、かえって社内の負担が増えてしまったそうです。
すべてを丸投げしないこと
外注は企画や運営を楽にする手段であって、会社の想いや伝えるべきメッセージまで代行してくれるものではありません。最低限の目的や背景を共有しないと、社内の意図とズレた入社式になりやすくなります。
演出を盛りすぎないこと
外部の提案をそのまま採用すると、華やかさが先行し、新入社員が緊張してしまうケースがあります。入社式は「安心して会社に入ってもらう場」であることを忘れず、内容のバランスを意識する必要があります。
どこまで任せるかを曖昧にしないこと
外注範囲が不明確だと、最終判断がすべて担当者に戻ってきてしまい、結果的に負担が減らないことがあります。社内で対応する部分と外注する部分は、最初に整理しておくことが重要です。
社内の温度感とのズレに注意すること
外注によって完成度は上がっても、社内の雰囲気と合っていないと違和感が残ります。自社らしさや普段の社風を事前に伝えておくことで、ズレを防ぎやすくなります。
外注すれば必ず成功すると思い込まないこと
外注はあくまでサポートです。目的が曖昧なまま進めると、内製と同じように迷いや失敗が起きる可能性があります。外注前に判断軸を整理しておくことが、失敗を防ぐ最大のポイントです。
社内イベントは、外注すればOK！というものでもありません。社内の皆さんと協業しながら外注をうまく活用することが成功へのステップです。
業務分担の仕方や設計の仕方は是非ご相談ください！
6. 大阪で入社式を外注する際の注意点
入社式の外注で注意したいのは、すべてを丸投げしてしまうことです。外注はあくまでサポートであり、会社の想いを代わりに考えてくれるものではありません。
また、演出を重視しすぎると、新入社員が置いてけぼりになることもあります。ある大阪企業では、華やかな演出を取り入れたものの、新入社員から「緊張してしまった」という声が多く上がりました。結果として、翌年は内容を見直し、シンプルな構成に戻しています。
7. よくある失敗例から学ぶ 外注時の落とし穴
外注したのに社内の負担が減らなかった、という失敗は珍しくありません。原因の多くは、役割分担が曖昧なまま進めてしまうことです。
大阪のある企業では、外注先と社内の役割が整理されておらず、最終的な判断がすべて担当者に戻ってきてしまいました。その結果、準備期間中ずっと判断に追われ、外注した意味を感じられなかったといいます。このような失敗を防ぐには、どこまで任せるのかを事前に決めておくことが重要です。
8. 外注を成功させている大阪企業の考え方
成功している大阪企業に共通しているのは、外注先を単なる業者ではなく、パートナーとして捉えている点です。目的や背景をしっかり共有し、一緒に考える姿勢を持っています。
ある企業では、毎年入社式後に簡単な振り返りを行い、次年度に活かしています。外注をきっかけに、入社式そのものが年々ブラッシュアップされている好例です。
外注パートナーの選定は結構難しいです。いろいろな企業の話を聞いてみましょう。検討の時間も考えるといつもより少し早めの動き出しをすることが成功への近道です！
9. 入社式の外注が向いている大阪企業とは
入社式の外注が向いているのは、入社人数が多い企業や、担当者の負担が大きい企業です。また、入社式を新入社員との大切なコミュニケーションの場と考えている企業にも向いています。
一方で、規模が小さく、社内で無理なく対応できる場合は、必ずしも外注する必要はありません。自社の状況を冷静に見極めることが大切です。
10. まとめ
入社式の外注は、準備を楽にするための手段であって目的ではありません。判断軸を整理し、失敗例から学びながら進めることで、外注は大きな助けになります。大阪企業らしい距離感や空気感を大切にしながら、無理のない形で入社式をつくることが、担当者にとっても新入社員にとっても良い結果につながります。